Seriál Profesionální e-shop: krok za krokem

1. díl - Stavíme profesionální e-shop

2. díl - Projektový manažer - k čemu je vhodný?

Pokud plánujete otevřít nový obchod na internetu, máte jistě spoustu otázek, co všechno musíte prozkoumat, vědět, ověřit si, abyste si vybrali tu nejlepší společnost na trhu, která vám obchod vybuduje dle vašich představ, a vy přitom nezaplatíte milión peněz za vícepráce, o kterých jste na začátku vůbec nevěděli. V sérii článků o stavbě profesionálního e-shopu se zaměříme na několik aspektů projektového řízení na straně objednatele i dodavatele.  Profesionální e-shop totiž není obyčejná zakázka, na kterou potřebujete programátora, grafika a za dva týdny zkontrolovat výsledky. Pokud to myslíte s podnikáním opravdu vážně, příprava vašeho internetového obchodu vyžaduje projektové řízení.

Kdo je projektový manažer?

Projektový manažer je odborník mnohdy působící jako freelancer (na volné noze), který se specializuje na řízení projektu – metodicky, odborně, organizovaně – tedy tak, aby projekt dospěl k úspěšnému konci. Má za sebou více referencí úspěšných projektů a nebojí se vám je předvést.

Projektoví manažeři z oblasti IS/IT používají své znalosti informatiky, matematiky, ekonomie a mnohdy i psychologie k tomu, aby právě za použití opakovatelných nejlepších praktických postupů (metodik) za krátký čas, snížené náklady a exaktně vytvořenou dokumentací vyřešili daný problém (projekt).

Pokud tedy hledáte někoho, kdo za vás bude řešit problémy, které se jistě vyskytnou při napojení vašeho plánovaného e-shopu na váš již zaběhnutý ERP systém, pak projektový manažer je přesně ta osoba, kterou byste měli mít ve svém týmu.

Na co vám bude projektový manažer?

Pokud si vyberete profesionála z dané oblasti, tedy člověka, který má projektové řízení jako své hlavní povolání (nikoliv koníček!), pak zcela jistě neprohloupíte. A to přestože zaplatíte za jeho služby mnohem více, než by vás stál váš vlastní čas. Tato investice se vám zcela jistě vrátí v budoucnu vrátí. Obchod  totiž opravdu bude dle vašich představ, při jednání s dodavatelem vás (laika) bude reprezentovat profesionál, a proto lze předpokládat, že i výsledek bude profesionální,. Nejen, že vyřeší všechny výše uvedená rizika, ale také přidá své zkušenosti a posune vás dále – vysvětlí vám návaznost na moderní technologie, jaké jsou trendy a mnohdy vám udělá i SWOT analýzu vašeho stávajícího řešení a srovná ho s vaším největším konkurentem.

Nebudeme zde řešit to, jak takového vhodného projektového manažera nalézt, na internetu stačí zadat klíčová slova do vyhledávače a určitě něco naleznete. Doporučuji však vyžádat si kontakty na referenční zakázky a zavolat na ně a zjistit, jak projektový manažer doopravdy fungoval. Samozřejmostí na osobním pohovoru by pak měly být následující materiály:

- Vypracování zadávací dokumentace - ukázka
- Pravidelné schůzky s objednatelem i dodavatelem – návrh harmonogramu, milníků
- Vypracování materiálů na míru pro objednatele – ukázka
- S jakým SW pracuje – MS Project, MindJet Manager
- Praxe v IS/IT oboru
- Prezentační schopnosti, logické myšlení, návaznosti, znalost oboru

Výběr projektového manažera je jako výběr nového pracovníka na klíčovou pozici – je zapotřebí zde vybrat opravdu precizně a i zde se doporučuje na výběr projektového manažera vypsat výběrové řízení. Z praxe doporučujeme vzít s sebou kandidáta na pozici na nějaké interní jednání ohledně nového obchodu a poté jej podrobit sérii otázek z předem připraveného dotazníku – vždy je dobré hodnotit na základě stejných kritérií.

Co by měl projektový manažer zařídit?

Projektový manažer by se měl především soustředit na tyto základní body:

- Pochopení vaší společnosti a jejich procesů – kvalitní projektový manažer už zde do toho bude „kecat“ a mnohdy vás  nasměruje na něco, co jste díky své provozní slepotě neviděli.
- Měl by vytvořit zadávací dokumentaci pro dodavatele – zadat výběrové řízení a upřesnit veškeré dotazy dodavatelů.
- Každého dodavatele ohodnotit na základě předem stanovaných kritérií.
- Zodpovědným lidem pak předložit výsledky výběrového řízení a navrhnout nejlepšího dodavatele – svůj návrh zdůvodnit v jednoduché SWOT analýze.
- Komunikovat s dodavatelem jako jediná styčná osoba z vaší společnosti – vždy bude hlídat všechny lidi z vaší společnosti, aby mu dodali podklady či připomínky v termínu – vždyť je za to vámi placený.
- Pokud budete implementovat i ERP systém na míru obchodu, pak by měl komunikovat i s implementátorem ERP – nelze toto řešit na dvou frontách, vždy musí být někdo zodpovědný za celý chod implementace a mnohdy dodavatelé také vyžadují a tvrdí, že takto půjde implementace rychleji – a mají pravdu.

- Měl by vytvářet všechny zápisy za vás a předkládat vám je ve srozumitelné a konkrétní podobě.

Ještě jednou si tedy představte, že na tyto všechny činnosti vyčleníte někoho ze stávajících kolegů = přidáte mu další full-time úkol, takže musíte jeho stávající úkoly převést na někoho jiného. Nebyl ale kolega na něco speciálního expert a kdokoliv jiný to bude dělat blbě? Dále musíte doufat, že se svým přirozeným citem pro řízení lidí zhostí nového úkolu dobře a nezpůsobí společnosti ztrátu tím, že si nedovede včas vyžádat podklady od svých kolegů (se kterými chodí po práci na jedno).

Mít externího projektového manažera opravdu znamená přínos po všech stránkách. Investice se vám jistě vrátí díky bezchybnému výběrovému řízení, výběru opravdu profesionálního dodavatele, pravidelného reportingu stavu implementace, ale také v podobě fungujícího řešení, které se také může stát vaším hlavním distribučním kanálem, protože je nízkonákladové a polo-automatizované – propojené s ERP od zavedení nového produktu až po vyskladnění na vaší pobočce v Chebu či v Košicích.

Ať už se rozhodnete jakkoliv, dříve či později budete muset spolu s projektovým manažerem dohodnout se na tom nejdůležitější: jak vybrat nejvhodnější dodavatele e-shopu. Jaké jsou nejdůležitější věci, na něž byste se s projektovým manažerem měli zaměřit?

Dodavatel e-shopu: nejdůležitější vlastnosti

1. Reference – jsou jistě důležitým měřítkem pro vás, nicméně dovolíme si oponovat na základě zkušeností – reference jsou významné z důvodu pohledu na grafiku, jak kreslí grafici dané společnosti, kolik má daná společnost za sebou řešení, ale o kvalitě produktu a kvalitě následného implementačního a hlavně post-implementačního (servisního) procesu vám nic neřekne.

2. Propojení s vaším ERP – pokud využíváte ERP, jedná se jistě o důležité kritérium – zda již dodavatel řešil stejné ERP jako máte vy, a tedy se setkal s problémy, které integrace provází či nikoliv.

3. Post-implementační podpora – z pohledu objednatele ne vždy důležité kritérium, ale z pohledu projektového manažera objednatele jedno z nejdůležitějších. Všimněte si pozorně, co vás bude stát vícepráce, jaké budou reakční doby, jaké doby pro vyřešení vašeho problému, apod. Zde je nutné se vždy zaměřit zejména na reakční doby a doby pro vyřešení, protože tyto doby jsou klíčové. A budete se na ně spoléhat vždy, když budete chtít vyvinout něco nového či něco kritického opravit. Má dodavatel zvláštní servisní oddělení nebo vše řeší ti samí programátoři? Má dodavatel telefonickou hotline? Má dodavatel aplikaci typu HelpDesk pro své klienty?

4. Hostování aplikace – budete hostovat na serverech dodavatele nebo na vlastních, kolik vás to bude stát? Co všechno je v ceně hostingu? Když vás překvapí vysoká cena, vždy je zapotřebí se napřed zeptat, co v té vysoké ceně je zahrnuto, mnohdy u levnějších hostingů není zahrnuta jakákoliv záloha či garance obnovení v případě HW poruchy. Proto nehledejte nejnižší cenu! V případě e-shopů se opravdu vyplatí hledat nejvyšší kvalitu – za kvalitu se však platí, a proto jsou tyto služby většinou dražší než obvyklé hostingy. Máte ale jistotu, že váš web nehacknou, máte ochranu před script i sql injection, máte ochranu před ztrátou dat a máte záruku rychlého obnovení po jakékoliv HW poruše. To rozhodně není zbytečný luxus.

5. Přidaná hodnota – cokoliv, co dodavatel má navíc, je pro vás výhoda – kupříkladu pokud jde o velkého dodavatele, lze předpokládat, že i další společnosti, věnující se e-commerce, budou chtít s takto velkým dodavatelem jednat a dodavatel vám může zajistit slevu kupříkladu při nasazení aplikací třetích stran. Pokud dodavatel má aplikaci typu HelpDesk, na kterou se můžete ihned obrátit s problémem, pokud má dodavatel Servis 24/7 neustále k dispozici, pak lze předpokládat, že takovýto dodavatel má vše již vnitřně uspořádáno tak, že se na vás po dokončení projektu nevykašle, ale i nadále s vámi bude v kontaktu.

Každý bod představuje část hodnocení, které by mělo rozhodnout. Váš projektový manažer by měl sestavit měřítka, jejich hodnotu a s každým dodavatelem, kterého oslovíte, sestavit tabulku, co daný dodavatel splňuje a na kolik % z tabulky by se měl dostat nejvhodnější dodavatel.

I zde platí, že nejlépe uděláte, jestliže na některé z referencí sami zavoláte a ujistíte se, jak dodavatel fungoval. Zde doporučuji vybrat napříč celým spektrem referencí, tedy jak malé tak velké e-shopy, B2B i B2C, ať získáte přehled. Tyto informace byste měli chtít po obchodníkovi daného dodavatele, u lepších společností jsou kontakty na reference součástí nabídky.